Lasitusliike Kivijärvi Oy halusi löytää omaa liiketoimintaansa palvelevan ohjelmiston, johon kaikki tieto saataisiin sähköiseen muotoon helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi. Ratkaisun avain löytyi Urakointiplussalta, ja nyt ovet tehokkaaseen työn organisointiin ja selkeisiin prosesseihin ovat auenneet kiinteistöalan käyttötarpeeseen räätälöidystä sovelluksesta.
Informaatiokaaoksesta selkeäksi kokonaisuudeksi
Tavallinen työpäivä Lasitusliike Kivijärvi Oy:ssä ennen Urakointiplussan käyttöönottoa. Aamulla työnjohtajat jakavat keikkoja asentajille. Asentaja ajelee ensimmäiseen kohteeseen muistellen käyneensä siellä aiemminkin, mitäköhän siellä on viimeksi tehty? Kohteen historiatietoja metsästetään eri järjestelmistä – tuloksetta.
Toisessa kohteessa työkaveri tiivistää pari ikkunaa lisätyönä. Tehty työ kirjataan asiakkaalle manuaalisesti ja tuotteita etsitään eri hinnastoista. Aikaa kuluu tietojen hakemiseen ja kirjaamiseen, vaikka keikkaa pukkaa jo muualle.
Samaan aikaan toimistolle kilahtaa tilaus kiireellisestä päivystyskeikasta. Alkaa soittorinki ja selvitystyö: Onko joku asentaja kohteen lähellä? Onko joku asentajista saanut edellisessä kohteessaan työn valmiiksi ja ehtisi ottaa päivystyskeikan vastaan?
Kaikki tieto on kauniisti sanottuna levällään ja kyselemisen varassa. Kivijärvellä ryhdyttiin etsimään ohjelmistoa, jonka avulla töiden suunnittelu, toteutus ja raportointi olisi sujuvampaa. Toiveissa oli ohjelmisto, jossa tieto olisi kaikkien saatavilla sähköisessä muodossa ja reaaliajassa. Ohjelmisto, joka helpottaisi työtä niin toimistossa kuin työmaalla.
Ohjelmiston pääarkkitehti on sen käyttäjä
Yhteistyö Urakointiplussan kanssa alkoi tarpeen kartoituksesta ja pohjatöistä. “Kaavioista oli paljon hyötyä meille itsellekin. Olimme niin kauan tottuneet tekemään asiat tietyllä tavalla. Pohjatyöt osoittivat meille, miten asioita voi tehdä ja mihin kaikkeen haluamme ohjelmistoa hyödyntää”, Kivijärven taloushallinnosta kerrotaan. Ohjelmiston toimialakohtainen räätälöintityö oli palvelus muille kiinteistöalan toimijoille, sillä nyt se on tehty, ja muiden tarvitsee vain alkaa käyttämään järjestelmää.
Urakointiplussasta on tullut Kivijärven jokapäiväinen työkalu eikä muita ohjelmistoja enää tarvita. Urakointiplussan avulla jaetaan keikat, laskutetaan työt ja tilataan urakoiden lasit. Lasitustöissä lasien mittoja on usein paljon. Urakan lasit voivat olla eri kokoisia leveydeltään, paksuudeltaan ja korkeudeltaan. Urakointiplussaan syötetään lasien perustiedot, ja ohjelmisto laskee hinnan. “Se toimii juuri niin kuin meille pitääkin toimia. Siitä täytyy kyllä hattua nostaa!” Kivijärven taloushallinnosta todetaan. Tarjottavat tuotteet ja eri asiakkuuksille räätälöidyt hinnastot löytyvät Urakointiplussasta, joten myös tarjousten laskeminen onnistuu helposti ja nopeasti.
Ennen Urakointiplussaa työtunnit kirjattiin paperille käsin. Se vei aikaa, ja virheiden tai virhetulkintojen riski oli suuri. Nykyään työtunnit merkitään ohjelmistoon sähköisesti. Kirjaukset ovat yksiselitteisiä, ja niihin käytetty aika on vähentynyt. Tarvittaessa asiakkaalle on myös helppo näyttää urakkaan käytetty aika – milloin on aloitettu ja milloin lopetettu.
Yhden ohjelmiston taktiikalla parempaa liiketoimintaa
Tänä päivänä, kun toimisto saa tilauksen kiireellisestä päivystyskeikasta, ei tarvitse aloittaa soittorinkiä ja vaivalloista selvitystyötä. Urakointiplussasta näkee helposti, kuka asentajista on lähellä päivystyskohdetta. Ohjelmistosta nähdään reaaliaikaisesti myös, millä mallilla urakat ovat: Mikä on tullut valmiiksi, mihin on tilattu lasit tai mitä kohteissa on viime käynnillä tehty. “Töiden organisointi on helpompaa, ja kaikki on paljon selkeämpää”, kertoo Kivijärven työnjohtaja.
Selkeys ja tarkkuus materiaalien ja työtuntien osalta on parantanut myös Kivijärven liiketoimintaa. Toiminta on nopeutunut, tiedonkulku on tehokasta, virheet ovat vähentyneet, turhat vaiheet työstä jääneet pois ja kaikki tieto on ajantasaista.
Kivijärvi sai Urakointiplussasta juuri sen, mitä siltä toivottiin. Kaikki tieto on sähköisessä muodossa, helposti hallittavissa ja löydettävissä. Töiden ennakoitavuus on parantunut, kun tulevat keikat nähdään pidemmälle. Reaaliaikaisuuden ansiosta töiden delegointi on helppoa, kun nähdään, missä asentajat ovat ja kuka on käytettävissä seuraavaan keikkaan.
Kivijärvellä ollaan yhtä mieltä siitä, että Urakointiplussan käyttäminen on helppoa. “Suosittelisin ehdottomasti muillekin. Urakointiplus taipuu moneen ja käytettävissä varmasti erilaisiin tarpeisiin”, Kivijärveltä tiivistetään.
Lasitusliike Kivijärvi Oy
Lasitusliike Kivijärvi Oy ratkaisee kaikki lasiin ja lasirakentamiseen liittyvät haasteet asiakkaan tarve edellä.
Lasitusliike Kivijärvi Oy on monipuolinen palveluntarjoaja, jonka toiminta on jaettu eri liiketoimintayksiköihin. LASIPARTIO-yksikkö päivystää 24/7 ja vastaa pienemmistä lasitustöistä. LASIRAKENTEET-yksikkö vastaa suuremmista lasitustöistä, kuten julkisivurakenteista.